Creare una rubrica aziendale condivisa

Il centralino telefonico VOIspeed dispone di una Rubrica Aziendale centralizzata, all’interno della quale coesistono contatti pubblici (visibili a tutti gli utenti) e privati (ad uso esclusivo di chi li ha inseriti).

Come configurare la rubrica con il centralino VOIspeed

Accedendo all’area Rubrica (Toolbox – Rubrica) è possibile visionare i contatti già presenti in rubrica in ordine alfabetico, filtrati per lettera iniziale del cognome e azienda. È possibile anche ordinare tutti i contatti in ordine crescente o decrescente per categoria (Azienda, Proprietario, Nome, Cognome, Azienda).

NOTA: la rubrica mostra soltanto i contatti pubblici (visibili a tutti). Per motivi di privacy, i contatti inseriti dagli utenti tramite la GUI come contatti privati (dunque non visibili) non saranno mostrati né all’amministratore né al super amministratore.

Categoria	Descrizione
Azienda	Azienda a cui appartiene il contatto
Proprietario	Utente dell’azienda sopra citata che viene considerato proprietario del contatto
Nome	Nome del contatto
Cognome	Cognome del contatto
Azienda	Azienda dove lavora il contatto
Azioni	– Dettagli: cliccando sulla lente di ingrandimento sarà possibile conoscere i dettagli del contatto – Modifica: cliccando sulla matita sarà possibile modificare le informazioni del contatto (solo se ne posseggono i permessi) – Cancella: cliccando sul cestino si può cancellare il contatto (se si posseggono i permessi)

AGGIUNGERE UN NUOVO CONTATTO

Cliccando sul pulsante si può aggiungere un nuovo contatto. Si può da subito specificare, nel campo informazioni, se tutti gli utenti potranno o meno modificare il contatto. Nella sezione sottostante,Informazioni contatto, compaiono i campi relativi ai dati del contatto.

RICERCA CONTATTO

E’ possibile cercare un contatto applicando un filtro per Nominativo (indifferentemente nome o cognome o azienda del contatto), email, numero telefonico del contatto o nome dall’applicazione esterna con cui il contatto è stato creato tramite integrazione (es. UIUCloud, Polyedro, Tustena, ecc.)

IMPORTA RUBRICA

Cliccando sul bottone è possibile importare un’intera rubrica esterna salvata su un file di testo (.csv).Carica da: permette di prelevare il file dal proprio PC o da una URL remota. Il file deve essere compilato rispettando il formato riportato di seguito (visualizzabili anche premendo il bottone ). Formato CSV importazione rubrica:
nome (S) SP cognome (S) SP company (S) SP numero ufficio (N) SP numero casa (N) SP numero cellulare (N) SP numero fax (N) SP numero altro (N) SP e-mail (S) SP modificabile da tutti (B)Legenda: SP = Separatore (può essere “,” virgola o “;” punto e virgola) S = Stringa alfanumerica N = Numerico B = Flag booleano (0 = false , 1 = true) Una volta compilato il file e scelto con “Sfoglia” premere su “Carica” e proseguire per terminare l’inserimento
Nel passo successivo è sufficiente definire: Azienda Azienda a cui apparterranno i contatti importati Origine Mostra il nome del file (Campo non editabile) Separatore Campi Scegliere (;) nel caso in cui nel file di origine il separatore di campo scelto è il punto e virgola, scegliere (,) nel caso in cui è virgola.
Salta prima riga Applicare il segno di spunta se si desidera saltare la prima riga contenuta nel file di origine (ad esempio se contiene gli header “nome”, “cognome”, ecc..) Simula importazione Effettua una simulazione dell’importazione per controllare se il file è corretto e/o se contiene errori. Eventuali errori vengono mostrati alla fine dell’importazione. Cancella File al termine del processo Ultimata l’importazione, il file di origine verrà cancellato.
Per terminare il processo, premere su “OK” oppure sul bottone

ESPORTA RUBRICA

Con VOIspeed 6 è possibile anche esportare la rubrica e si può fare semplicemente premendo sul pulsante (esporta rubrica) e selezionando 3 opzioni:
Azienda Azienda a cui appartengono i contatti da esportare Separatore Campi Scegliere (;) nel caso in cui nel file di origine il separatore di campo scelto è il punto e virgola, scegliere (,) nel caso in cui è virgola. Includi intestazione campi attivare se si desidera aggiungere le intestazioni (ad esempio nome cognome ecc,) come prima riga contenuta nel file destinazione
Terminare l’esportazione premendo su “OK” oppure sul tasto . Il sistema genererà un file chiamato export.csv che contiene l’intera rubrica.